Prezenty dla dzieci pracowników: jak je zaplanować w dziale HR

Krótka odpowiedź

Prezenty dla dzieci pracowników zwykle trafiają na biurko HR w listopadzie, gdy zostaje już tylko to, co leży na półkach. Ich zaplanowanie to głównie kwestia wcześniejszego startu i zebrania kilku liczb.

• Pluszak na zamówienie: około pięciu tygodni na projekt i próbkę, potem 8–12 tygodni na produkcję i dostawę.
• Minimum: 500 sztuk na projekt.
• Bezpieczeństwo: badania EN71-1, -2 i -3, deklaracja CE przy każdej partii, haftowane oczy dla dzieci poniżej trzech lat.
• Gdy zostało mniej niż około dziesięć tygodni: gotowe zabawki z Twoim logo na zawieszce, wstążce lub pudełku.

Licz wstecz od daty

Ustal datę, na którą prezenty muszą być w biurach, a nie datę imprezy. Zostaw tydzień lub dwa na dystrybucję wewnętrzną i licz wstecz.

Data startu zakłada, że projekt trzeba dopiero zrobić. Jeśli Twoja firma ma już maskotkę z widokami z przodu, z boku i z tyłu, etap projektowania się skraca i zyskujesz kilka tygodni. Produkcja obejmuje badania laboratoryjne próbki z partii i tej części nie da się przyspieszyć.

Pierwszy termin jest wewnętrzny: lista dzieci. Poproś kierowników albo dział kadr o liczbę dzieci w każdej grupie wiekowej i w każdym biurze jeszcze przed wakacjami, póki ludzie są na miejscu.

Grupy wiekowe i bezpieczeństwo

Jeden prezent dla każdego dziecka od niemowlęcia do dwunastolatka rzadko się sprawdza. Zwykle wystarczą trzy grupy:

• Poniżej 3 lat: miękki, do prania, bez drobnych elementów. Oczy i nos muszą być haftowane, a nie mocowane. Wstążki i zawieszki nie mogą dać się oderwać małą rączką.
• Od 3 do 8 lat: główni odbiorcy pluszaków. Dobrze sprawdza się tu zabawka z maskotką firmy, a sezonowy szalik albo koszulka sprawia, że wygląda na zrobioną specjalnie na tę okazję.
• 9 lat i więcej: pluszak staje się raczej przedmiotem kolekcjonerskim niż zabawką. Lepiej może się sprawdzić mniejszy rozmiar, wersja breloka albo zupełnie inny prezent.

Cokolwiek wybierzesz, każda zabawka powinna mieć badania na zgodność z EN71-1, -2 i -3 oraz deklarację zgodności CE. Prezent od pracodawcy, który nie przechodzi kontroli bezpieczeństwa, to problem, którego nikt w HR nie chce. Co obejmują badania, wyjaśnia artykuł EN71 i CE.

Własny pluszak czy gotowa zabawka?

Własny pluszak ma sens, gdy firma ma maskotkę albo chce ją mieć i gdy dzieci jest na tyle dużo, żeby dojść do 500 sztuk. Firmy z mniejszą liczbą dzieci często zamawiają raz na dwie okazje, na przykład na Mikołajki i Dzień Dziecka, albo pozostałe zabawki przeznaczają na upominki dla klientów i na wydarzenia. Maskotka zaprojektowana z myślą o tym może wracać co roku w innym szaliku, a dzieci zaczynają ją rozpoznawać. Szczegóły na stronie o maskotkach pluszowych na zamówienie.

Gdy termin jest blisko

Jeśli do wręczenia zostało mniej niż około dziesięć tygodni, partia na zamówienie nie jest już realna. Wtedy proponujemy gotowe pluszaki z naszej własnej oferty, wykończone Twoim brandingiem: logo na zawieszce, wstążce albo pudełku prezentowym, a w środku kartka z życzeniami od firmy. Nic nie jest projektowane ani szyte od zera, dlatego ta opcja zdąży na terminy, na które produkcja na zamówienie już nie zdąży.

Dostępne modele i ostatni dzień zamówienia przed świętami potwierdzamy na zapytanie. Wpisz datę i liczbę dzieci w formularzu zapytania, a powiemy, co jeszcze zdąży dotrzeć. Więcej o sposobach znakowania na stronie maskotki pluszowe z Twoim logo.

Pakowanie na kilka biur

Pracą, której nikt nie wlicza w budżet, jest sortowanie setek prezentów według biur i wieku. Tę część bierzemy na siebie: pakujemy zamówienie na biura, działy lub grupy wiekowe i dostarczamy je do jednego magazynu albo pod każdy adres osobno. Przy zamówieniu potrzebujemy:

• listy dostaw dla każdej lokalizacji z liczbą prezentów w każdej grupie wiekowej;
• informacji, czy kartony opisać tylko według lokalizacji, czy także według działów;
• decyzji: jedna dostawa do centralnego magazynu czy osobna do każdego biura;
• liczby zapasowych zabawek na lokalizację dla dzieci, które wypadły z listy.

Prezenty personalizowane imieniem dziecka wyglądają dobrze, ale zamieniają zamówienie produkcyjne w akcję wysyłkową. Jeśli ich chcesz, zdecyduj wcześnie i sprawdź listę dwa razy.

Kto płaci

W wielu firmach prezentów dla dzieci nie finansuje budżet marketingu. Pieniądze mogą pochodzić z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), o którego wydatkach decyduje komisja socjalna, od związków zawodowych albo bezpośrednio z budżetu HR. Każde źródło ma własne zasady: co można kupić, jak to udokumentować i czy prezent jest traktowany jako świadczenie dla pracownika.

Sprawdź te zasady z działem finansowym i z regulaminem funduszu, zanim poprosisz o oferty. Komisja może potrzebować oferty w określonej formie albo kilku ofert do porównania. Ceny na naszej stronie są cenami brutto; firmy zarejestrowane do VAT w innym państwie członkowskim UE dostają fakturę w procedurze odwrotnego obciążenia, po sprawdzeniu numeru VAT w VIES.

Budżet na jedno dziecko

Zacznij od kwoty na dziecko, którą zatwierdziła komisja socjalna albo związki, i rozpisz, co ma pokryć: zabawkę, opakowanie, kartkę, dostawę do każdej lokalizacji. O dostawie i pakowaniu na biura łatwo zapomnieć, a przy małym budżecie potrafią zabrać zauważalną część kwoty.

W pluszaku na zamówienie cenę najbardziej zmieniają rozmiar i konstrukcja. Zabawka średniej wielkości z prostym wykrojem i metką tkaną wystarczy na więcej niż duża z nadrukowanym ubrankiem. Liczy się też ilość: cenę jednostkową podajemy na dwóch progach ilościowych, więc widać, czy zamówienie na dwie okazje naraz obniża koszt na dziecko. Co wpływa na kwotę, wyjaśniają strona z cennikiem i artykuł ile kosztują maskotki pluszowe na zamówienie.

Częste pytania

Kiedy HR powinien zamówić mikołajkowe prezenty dla dzieci pracowników?

Żeby pluszak maskotki Twojej firmy dotarł na Mikołajki 6 grudnia, zacznij najpóźniej do połowy sierpnia: około pięciu tygodni zajmuje projekt i próbka, a osiem do dwunastu produkcja i dostawa. Gdy zostało mniej niż około dziesięć tygodni, realną opcją są gotowe zabawki z Twoim brandingiem.

Kiedy zamówić prezenty na Dzień Dziecka?

Na 1 czerwca projekt pluszaka na zamówienie warto zacząć na początku lutego. Harmonogram jest ten sam: około pięciu tygodni na projekt i próbkę, potem 8–12 tygodni na produkcję i dostawę.

Czy pluszaki są bezpieczne dla niemowląt i maluchów?

Tak, jeśli zabawka ma badania na zgodność z EN71-1, -2 i -3, deklarację CE i nie ma drobnych elementów. U dzieci poniżej trzech lat oczy i nos powinny być haftowane, a nie mocowane.

Jakie jest minimalne zamówienie pluszaka na prezent?

500 sztuk na projekt. Firmy z mniejszą liczbą dzieci często zamawiają raz na dwie okazje albo pozostałe zabawki przeznaczają na upominki dla klientów i na wydarzenia.

Czy prezenty mogą być spakowane osobno dla każdego biura?

Tak. Pakujemy zamówienie na biura, działy lub grupy wiekowe, opisujemy każdy karton i dostarczamy do jednego magazynu albo pod każdy adres. Przy zamówieniu wystarczy lista dostaw z liczbą prezentów w każdej grupie wiekowej. Więcej na stronie o prezentach dla dzieci pracowników.