Cadeaus voor de kinderen van personeel: een planningsgids voor HR

Het korte antwoord

Sinterklaascadeaus voor de kinderen van medewerkers belanden meestal in oktober of november op het bureau van HR, als alleen nog over is wat in de winkel ligt. Ze plannen is vooral een kwestie van eerder beginnen en een paar aantallen verzamelen.

• Knuffel op maat: ongeveer vijf weken voor ontwerp en sample, daarna 8–12 weken voor productie en levering.
• Minimum: 500 stuks per ontwerp.
• Veiligheid: getest volgens EN71-1, -2 en -3, CE-verklaring bij elke batch, geborduurde ogen voor kinderen onder de drie jaar.
• Nog minder dan ongeveer tien weken: kant-en-klare knuffels met je logo op een label, lint of doos.

Reken terug vanaf de datum

Leg de datum vast waarop de cadeaus op de locaties moeten zijn, niet de datum van het feest. Houd een week of twee over voor de interne verdeling en reken dan terug.

De startdatum gaat ervan uit dat het ontwerp nog gemaakt moet worden. Heeft je bedrijf al een mascotte met voor-, zij- en achteraanzichten, dan wordt de ontwerpstap korter en win je een paar weken. De productie omvat laboratoriumtests op een monster uit de batch, en dat deel kan niet sneller.

De eerste deadline is intern: het aantal kinderen. Vraag leidinggevenden of de salarisadministratie vóór de zomervakantie naar het aantal kinderen per leeftijdsgroep en per locatie, nu iedereen nog aan zijn bureau zit.

Leeftijdsgroepen en veiligheid

Eén cadeau voor elk kind van nul tot twaalf werkt zelden. Drie groepen zijn meestal genoeg:

• Onder de 3: zacht, wasbaar, zonder kleine onderdelen. Ogen en neus moeten geborduurd zijn, niet aangebracht. Linten en labels mogen in een kleine hand niet loskomen.
• 3 tot 8: de kerngroep voor knuffels. Een knuffel van de bedrijfsmascotte werkt hier goed, en een sjaaltje of T-shirt in de sfeer van het feest maakt hem echt voor de gelegenheid.
• 9 en ouder: een knuffel wordt eerder een verzamelobject dan speelgoed. Een kleinere maat, een sleutelhanger of een heel ander cadeau past misschien beter.

Wat je ook kiest, elke knuffel hoort getest te zijn volgens EN71-1, -2 en -3, met een CE-conformiteitsverklaring. Een cadeau van de werkgever dat een veiligheidscontrole niet doorstaat, is een probleem waar niemand bij HR op zit te wachten. Ons artikel over EN71 en CE legt uit wat de tests omvatten.

Eigen knuffel of kant-en-klare knuffel?

Een eigen knuffel is zinvol als het bedrijf een mascotte heeft, of er een wil, en als er genoeg kinderen zijn om 500 stuks te halen. Bedrijven met minder kinderen bestellen vaak één keer voor twee gelegenheden, bijvoorbeeld Sinterklaas en de familiedag, of gebruiken de overgebleven knuffels als relatiegeschenk en op evenementen. Een mascotte die hiervoor is ontworpen, kan elk jaar terugkomen met een ander sjaaltje, en kinderen gaan hem herkennen. Zie knuffels op maat voor de details.

Als de datum dichtbij is

Zijn er minder dan ongeveer tien weken tot de uitreiking, dan is een oplage op maat niet meer realistisch. In dat geval bieden we kant-en-klare knuffels uit ons eigen assortiment aan, afgewerkt met jouw branding: je logo op een hanglabel, een lint of een cadeaudoos, met een wenskaart van het bedrijf erbij. Er wordt niets nieuw ontworpen of vanaf nul genaaid, en daarom haalt deze optie data die een oplage op maat niet meer haalt.

Beschikbare modellen en de laatste besteldag voor de feestdagen bevestigen we op aanvraag. Stuur de datum en het aantal kinderen via het offerteformulier, dan laten we weten wat nog op tijd kan aankomen. Meer over de mogelijkheden voor branding op de pagina knuffels met logo.

Inpakken voor meerdere locaties

Het werk waar niemand budget voor heeft, is honderden cadeaus sorteren per locatie en leeftijd. Dat regelen we bij de bestelling: we pakken de order in per locatie, afdeling of leeftijdsgroep, labelen elke doos en leveren aan één magazijn of aan elke locatie apart. Wat we van je nodig hebben:

• een leveringslijst per locatie, met het aantal cadeaus per leeftijdsgroep;
• of de dozen naast de locatie ook per afdeling gelabeld moeten worden;
• één levering aan een centraal magazijn, of een aparte levering aan elk kantoor;
• een paar reserveknuffels per locatie voor kinderen die op de lijst zijn vergeten.

Gepersonaliseerde cadeaus met de naam van het kind zien er mooi uit, maar maken van een productieorder een verzendoperatie. Wil je dat, beslis dan vroeg en controleer de lijst twee keer.

Wie betaalt

In veel bedrijven worden de cadeaus voor de kinderen niet uit het marketingbudget betaald. Het geld kan komen van de personeelsvereniging, van de ondernemingsraad of rechtstreeks van HR. Elke bron heeft eigen regels over wat er gekocht mag worden, hoe het wordt verantwoord en hoe het cadeau fiscaal wordt behandeld, bijvoorbeeld binnen de werkkostenregeling.

Controleer die regels met de financiële afdeling voordat je offertes opvraagt. Een personeelsvereniging heeft soms een offerte in een vast format nodig, of meerdere offertes om te vergelijken. Prijzen op onze website zijn inclusief btw; btw-plichtige bedrijven in een andere EU-lidstaat krijgen een factuur met btw verlegd, nadat het btw-nummer in VIES is gecontroleerd.

Het budget per kind bepalen

Begin bij het bedrag per kind dat de personeelsvereniging of de ondernemingsraad heeft goedgekeurd, en reken uit wat daarvan betaald moet worden: de knuffel, de verpakking, de kaart, de levering aan elke locatie. Levering en inpakken per kantoor worden makkelijk vergeten en kunnen een merkbaar deel van een klein budget opslokken.

Bij een knuffel op maat bepalen maat en constructie de prijs het meest. Een middelgrote knuffel met een eenvoudig patroon en een geweven label gaat verder dan een grote met bedrukte kleding. Het aantal telt ook: we noemen de stukprijs bij twee staffels, zodat je ziet of bestellen voor twee gelegenheden tegelijk de kosten per kind verlaagt. De prijzenpagina en wat knuffels op maat kosten leggen uit wat het bedrag bepaalt.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet HR sinterklaascadeaus voor de kinderen van medewerkers bestellen?

Voor een knuffel van je eigen mascotte die vóór 5 december binnen moet zijn, begin je uiterlijk begin augustus; voor kerst uiterlijk half augustus. Ongeveer vijf weken gaan naar ontwerp en sample, daarna acht tot twaalf naar productie en levering. Met minder dan ongeveer tien weken te gaan zijn kant-en-klare knuffels met je branding de realistische optie.

Zijn knuffels als cadeau veilig voor baby’s en peuters?

Ja, als de knuffel getest is volgens EN71-1, -2 en -3, met een CE-verklaring komt en geen kleine onderdelen heeft. Voor kinderen onder de drie jaar horen ogen en neus geborduurd te zijn, niet aangebracht.

Wat is de minimale bestelling voor een knuffel op maat als cadeau?

500 stuks per ontwerp. Bedrijven met minder kinderen bestellen vaak één keer voor twee gelegenheden of gebruiken de overgebleven knuffels als relatiegeschenk en op evenementen.

Kunnen de cadeaus per kantoor apart worden ingepakt?

Ja. We pakken de bestelling in per locatie, afdeling of leeftijdsgroep en leveren aan één magazijn of aan elke locatie apart. Geef bij de bestelling een leveringslijst per locatie met het aantal per leeftijdsgroep. Meer over hoe we bestellingen voor de gezinnen van medewerkers aanpakken op de pagina over cadeaus voor de kinderen van medewerkers.